Na počátku listopadu 2009 se uskutečnila první schůzka pětičlenného projektového týmu. Jednání proběhlo ve složení - projektový manažer, zástupce projektového manažera, finanční manažer, koordinátor kurzů a stáží a expert-metodik, evaluátor.
V rámci první schůzky byly ustaveny projektové struktury a kontrolní mechanismy. Byly podrobně popsány pracovní náplně a role jednotlivých jeho členů i všech dalších osob zapojených do projektu v průběhu jeho řešení. Následně byly podepsány dohody o pracovní činnosti a dohody o provedení práce se všemi členy realizačního týmu projektu.
Dále bylo ustanoveno, jak bude probíhat řízení projektu, porady a komunikace v rámci projektu, jak budou vyplňovány výkazy práce, kdo je bude schvalovat i jak budou vypláceny odměny. Současně byl projednán podrobný harmonogram projektu, dílčí plány a byly stanoveny časové milníky pro nejbližší projektové úkoly.